SPHERES:RI D2-S2-A3
État d'avancement : à soumettre en AG
Seuls les élus ont droit de vote au sein du conseil mais les avis et participations sont libres et ouverts dans la mesure d'une non-entrave aux missions de la séance. Les invitations éventuelles sont faites par le Conseil d'Administration envers des personnes ciblées et/ou suite à une demande d'un adhérent ou d'une personne extérieure à l'association. Chaque invité sera prié de se plier à l'ordre du jour et au fonctionnement interne de la séance. Les invités hors adhérents pourront entre autres être des représentants des associations utilisatrices (ou futures utilisatrices) du lieu, un représentant dédié aux droits des salariés, bénévoles et volontaires, des élus locaux, des membres de commissions spécifiques, des acteurs culturels, associatifs ou sociaux de structures reconnues. Les raisons de la présence d'un invité adhérent au Conseil d'Administration peuvent être diverses : volonté de faire remonter un problème, retour sur un point spécifique, apport d'aide ponctuelle, partage d'expériences, volonté de comprendre le fonctionnement décisionnaire interne, rapport de commission, etc.
Le Conseil d'Administration veillera à limiter ses invités à un maximum de quatre personnes / ou autre par réunion, hors de représentants réguliers (un représentant du personnel, salariés, membres de commissions, bénévoles, volontaires, un ou deux représentants maximum par association utilisatrice), quitte à programmer plusieurs réunions. Si le nombre d'invités dépasse ce nombre, le conseil d'administration est invité à organiser une réunion débat ouverte à l'ensemble des adhérents pour partager les sujets qui ont menés à la convocation d'autant d'invités.
Pour rappel de l'article 10 des statuts de l'association : "le Conseil d'Administration est ordinairement composé de 6 à 18 adhérents, à jour de leur cotisation et élus en Assemblée Générale pour un mandat de 6 mois. Les membres élus du Conseil d’Administration ne pourront se présenter plus de deux fois de suite, dans ce cas ils devront attendre une année avant de pouvoir se représenter."
Le Conseil d'Administration de l'association fonctionne en collégialité, c'est à dire qu'il ne comporte pas de présidence, et que tous ses membres disposent du droit de vote sur un même pied d'égalité. De plus les membres élus du Conseil d'Administration sont responsables solidairement de tous les actes, achats et investissements, contrats et marchés, nécessaires à la poursuite de sa mission. Aussi, le Conseil d’Administration étant l’organe représentant l’association en justice, en cas de poursuites judiciaires, les membres en place aux moments des faits prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les tribunaux compétents. Tout élu ne pouvant être présent à une réunion est invité à déléguer son pouvoir à l'un des membres présents, chacun ne pouvant cumuler la procuration de plusieurs personnes. L'absent est également invité à transmettre son avis et ses interrogation, et, si nécessaire, le travail de rédaction ou de documentation qu'il avait en charge.
