SPHERES:RI D2 Section 1 : Assemblées Générales

Section 1 du domaine 2 du règlement intérieur de SPHERES.

Article 1 : Modalités de convocation

État d'avancement : en vigueur

Envoyée par écrit à l'ensemble des adhérents de l'association par email (ou éventuellement par courrier sur demande expresse), la convocation à une assemblée générale s'effectue par le Conseil d'Administration en cours dans un délai de quinze jours minimum avant ladite assemblée. Elle précise l'horaire et le lieu de l'Assemblée Générale, et détaille la proposition d'ordre du jour faite par le Conseil d'Administration en charge de l'organiser. Afin que tous les adhérents puissent avoir la possibilité de s'informer et de se préparer au mieux à la réunion et aux divers débats ou réflexions qu'elle pourra susciter, les propositions de textes administratifs, d'amendements ou les documents nécessaires à une prise de décision spécifique devront obligatoirement y être joints ou être consultables quinze jours à l'avance à une adresse précisée dans la convocation. Il est de la responsabilité des adhérents d'avoir fourni une adresse valide lors de leur adhésion. Dans le cas contraire la non-réception de la convocation ne pourra être imputée à l'association.

Article 2 : Ordre du jour de la séance

État d'avancement : en vigueur

L'ordre du jour de la séance est proposé par le Conseil d'Administration en charge de son organisation. En début de séance, le Conseil d'Administration propose à l'assemblée son ordre du jour, il le soumet à d'éventuels amendements avant de le soumettre aux votes. Les amendements pourront être proposés le jour même ou au préalable par email à destination du Conseil d'Administration. Le temps dédié à l'ajout d'amendement pendant l'assemblée sera défini par le bureau en charge de l'organisation de ladite assemblée, mais les présentateurs veilleront à interroger une dernière fois la salle avant de clore les amendements. Une fois l'ordre du jour validé par l'assemblée, le groupe tâchera de ne pas s'en écarter, sauf dans le cas d'un point technique ou urgent à traiter. Pour ne pas réprimer des débats ou réflexions collectives pertinentes, les points de discussions qui ne seront pas approfondis en Assemblée Générale en raison de leur déviation à l'ordre du jour, ou qui nécessitent une certaine préparation, pourront faire l'objet de discussion thématique dans des temps dédiés ou si nécessaire d'une convocation à une assemblée exceptionnelle dédiée.

Article 3 : Conditions de validité de vote au sein de l'Assemblée Générale

État d'avancement : en vigueur

Selon les types de votes les conditions de quorum peuvent différer. Pour rappel le terme « quorum » désigne le pourcentage nécessaire d'adhérents présents ou représentés lors de la décision pour que ladite décision soit valide.

Pour rappel, les votes se font aux deux tiers des personnes présentes et représentées. Les votes blancs et les abstentions sont pris en compte dans le décompte des votes et si les votes blancs ou les abstentions au vote comptent pour au moins un tiers des présents et représentés le vote devra être reporté à l'assemblée suivante. Les modalités de vote pour chacune des décisions seront décidées par l'assemblée au début de chaque séance. Toutefois, afin de permettre à tous d'exprimer son avis sans craindre les rapports d'influence ou les différences d'aisance face à un groupe, le vote à bulletin secret est adopté dès lors que 1 personne en fait la demande.

Article 4 : Secrétariat de l'Assemblée et Procès Verbal

État d'avancement : en vigueur

Le Conseil d'Administration est en charge de l'organisation du secrétariat de l'assemblée et de la désignation d'un ou de plusieurs secrétaires de séance. Il peut cependant demander la participation de certains membres de l'Assemblée pour prendre des notes et les transmettre à celui ou celle qui sera en charge d’émettre le procès verbal et de le transmettre au registre. Le Procès Verbal, rédigé par les secrétaires de l'Assemblée, est un compte rendu détaillé de tous les votes faits en cours de séance, ainsi qu'un résumé de l'ensemble des débats. Il devra être communiqué par mail à l'ensemble des adhérents et sera accessible dans le registre de l'association dans un délai de 21 jours après la date de ladite Assemblée.

En cas de changements intervenus dans la structure statutaire de l'association ou dans la liste de ses responsables lors d'une Assemblée Générale, le pôle secrétariat du nouveau Conseil d'Administration sera en charge de les déposer en préfecture, dans un délai de trois mois selon la loi 1901.