SPHERES:RI D2 Section 2 : Conseil d'administration

Section 2 du domaine 2 du règlement intérieur de SPHERES.

Article 1 : Modalités de convocation

État d'avancement : à soumettre en AG

Les modalités de convocation du Conseil d'Administration sont évolutives. Pour indication il est suggéré de procéder en se conformant aux points suivants :

• Convocation envoyée par écrit, à l'ensemble des membres du Conseil d'Administration (élus, représentants et invités), au moins une semaine à l'avance avec demande de confirmation de présence et rappel de procuration possible.
• Présence de l'ordre du jour dans la convocation et rappel de la possibilité de l'amender.
• Présence des pièces nécessaires, si décision à prendre ou travaux en cours, en pièces jointes ou disponibles une semaine à l'avance à une adresse définie et sur la plateforme de communication interne.

Article 2 : Ordre du jour de la séance

État d'avancement : à soumettre en AG

Le Conseil d'Administration est en charge dans sa collégialité de choisir un mode de fonctionnement interne, rôles définis ou rôles tournants afin de définir entre autres qui a pour charge de proposer un ordre du jour pour la prochaine réunion et les conditions pour le modifier au préalable, en début, ou en cours de séance.

Article 3 : Conditions de représentation et de siège au Conseil d'Administration

État d'avancement : à soumettre en AG

Seuls les élus ont droit de vote au sein du conseil mais les avis et participations sont libres et ouverts dans la mesure d'une non-entrave aux missions de la séance. Les invitations éventuelles sont faites par le Conseil d'Administration envers des personnes ciblées et/ou suite à une demande d'un adhérent ou d'une personne extérieure à l'association. Chaque invité sera prié de se plier à l'ordre du jour et au fonctionnement interne de la séance. Les invités hors adhérents pourront entre autres être des représentants des associations utilisatrices (ou futures utilisatrices) du lieu, un représentant dédié aux droits des salariés, bénévoles et volontaires, des élus locaux, des membres de commissions spécifiques, des acteurs culturels, associatifs ou sociaux de structures reconnues. Les raisons de la présence d'un invité adhérent au Conseil d'Administration peuvent être diverses : volonté de faire remonter un problème, retour sur un point spécifique, apport d'aide ponctuelle, partage d'expériences, volonté de comprendre le fonctionnement décisionnaire interne, rapport de commission, etc.

Le Conseil d'Administration veillera à limiter ses invités à un maximum de quatre personnes / ou autre par réunion, hors de représentants réguliers (un représentant du personnel, salariés, membres de commissions, bénévoles, volontaires, un ou deux représentants maximum par association utilisatrice), quitte à programmer plusieurs réunions. Si le nombre d'invités dépasse ce nombre, le conseil d'administration est invité à organiser une réunion débat ouverte à l'ensemble des adhérents pour partager les sujets qui ont menés à la convocation d'autant d'invités.

Pour rappel de l'article 10 des statuts de l'association : "le Conseil d'Administration est ordinairement composé de 6 à 18 adhérents, à jour de leur cotisation et élus en Assemblée Générale pour un mandat de 6 mois. Les membres élus du Conseil d’Administration ne pourront se présenter plus de deux fois de suite, dans ce cas ils devront attendre une année avant de pouvoir se représenter."

Le Conseil d'Administration de l'association fonctionne en collégialité, c'est à dire qu'il ne comporte pas de présidence, et que tous ses membres disposent du droit de vote sur un même pied d'égalité. De plus les membres élus du Conseil d'Administration sont responsables solidairement de tous les actes, achats et investissements, contrats et marchés, nécessaires à la poursuite de sa mission. Aussi, le Conseil d’Administration étant l’organe représentant l’association en justice, en cas de poursuites judiciaires, les membres en place aux moments des faits prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les tribunaux compétents. Tout élu ne pouvant être présent à une réunion est invité à déléguer son pouvoir à l'un des membres présents, chacun ne pouvant cumuler la procuration de plusieurs personnes. L'absent est également invité à transmettre son avis et ses interrogation, et, si nécessaire, le travail de rédaction ou de documentation qu'il avait en charge.

Article 4 : Conditions de validité de vote au sein du Conseil d'Administration

État d'avancement : à soumettre en AG

Les votes au sein du Conseil d'Administration se font à la majorité, dès lors que les deux tiers des membres élus du conseil sont présents. Les votes se font à main levée ou via un outil de décision asynchrone dès lors qu'une personne ne demande pas le recours au bulletin secret. En cas d'utilisation du droit de veto par l'un des membres élus, un temps doit impérativement être pris pour traiter la question et permettre à la personne d'expliquer clairement à l'ensemble du groupe la raison de son veto. Le temps de discussion qui suivra pourra soit mener à un consensus, soit à la convocation d'une Assemblée Général Extraordinaire.

Il est important d'utiliser le droit de véto en réelle conscience. En effet ce dernier n'est pas le synonyme d'un simple vote d'opposition. Un veto est équivalent à un blocage total, le membre en faisant usage étant prêt à quitter l'association si la question ayant entraîné son veto est votée. Il s'agit de cas où le membre estime que la décision change fondamentalement le fonctionnement de l'association, ne correspond pas aux valeurs de l'association ou outrepasse le cadre de son mandat. Le veto est une procédure qui arrête immédiatement le vote, suspend l'ordre du jour, et ouvre un débat interne. En cas de désaccord au sein de ce débat, le Conseil d'Administration devra renoncer à sa capacité de décider et convoquer une assemblée générale pour débattre de la question.

Article 5 : Secrétariat du Conseil d'Administration et Procès Verbal des réunions

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Le Conseil d'Administration est en charge de son propre secrétariat. Ses membres tâcheront de remplir la fonction de secrétaire de séance à tour de rôles, et devront rédiger un procès verbal de chaque séance dans un délai de 21 jours à compter de la date de la réunion. Le procès verbal est un compte rendu détaillé de tous les votes, et un résumé des débats.

Le dit procès verbal sera transmis sur les plate-formes internet de l'association et imprimé et fourni au registre afin d'être accessible à tout moment à l'ensemble des membres de l'association.

Article 6 : Déroulement des réunions

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Les comptes rendus des dernières réunions doivent être présents au moins trente minutes avant l'horaire de début de réunion afin d'être disponibles à la relecture. Un timing est choisi en début de séance et les présents chercheront à le respecter, quitte à aménager un temps de discussion libre une fois les différents points abordés. Chaque membre est tenu d'arriver à l'heure, sachant que l'heure annoncée est l'heure de début de réunion, et que la relecture du compte rendu de la ou les précédentes réunions est conseillée.

Article 7 : Création de commissions

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Afin de pourvoir aux missions qui lui incombent, le Conseil d'Administration pourra mettre en place des commissions ouvertes à des membres non élus. Lesdites commissions seront sous la coordination du Conseil d'Administration mais ne seront pas décisionnaires. Le Conseil d'Administration, en l'absence de précisions par l'assemblée, devra définir le cadre de leurs fonctions et lesdites commissions devront lui rendre compte de leurs activités qui seront portées à la connaissance et au vote de l'Assemblée Générale. Le Conseil d'Administration reste en charge des missions sur lesquelles les commissions travaillent et lui apportent son soutien mais en aucun cas il ne déléguera sa responsabilité auxdites commissions. Certaines commissions auront une vocation permanente (registre, communication etc...), d'autres seront ponctuelles (groupes de recherches, groupes de présentation, événement...).